分类
使用技巧

模板 (三) – Writer模板注意事项

翻译:驿窗

By Pedro Pinto Silva On 24 March 2021 In Design, User Experience

正如我们在之前的文章(第一篇和第二篇)中所看到的,使用模板有很多好处。只要有可能,你就应该使用模板,模板会帮助你实现文档的一致性,并使你的工作流程更加高效。那么,在创建模板时,你应该从哪里开始呢?

基本概念

首先,让我们看看我们知道什么:

  • 模板的创建需要时间,但从长远来看,它们更有效。
  • 模板中会存储格式(页面样式、段落样式、字符样式)查看全部
  • 模板中会存储文档结构(大纲、图形、占位符、字段等)。

这意味着,在设计模板时,你需要提前做好计划,这可能会花费你几个小时的时间,但您会得到回报。这里的计划并不意味着从一张白纸开始,而是通过仔细观察你的日常文件来分析你的需求,然后再开始创建模板。更多关于规划和设计模板的信息,建议阅读Bruce Byfield写的《Designing with LibreOffice》 chapter3 – paragraph styles。

不要拘泥于细节问题

“好吧,但是我的文件彼此之间非常不同,所以不需要模板,对吗?” 嗯,也许吧,我不知道你的具体情况,但你可能是从错误的角度看问题。尽量不要纠结于每个文件内容的具体细节,而是要关注这些文件需要的结构,以及它们需要的格式一致性。

示例:

  • 每次有人要求你做业务评估时,你都需要写一份文件
  • 每份文件内容会有所不同,但关键内容的位置应该总是相同的
  • 你有许多不同的客户/合作伙伴
  • 你想以一种一致的方式传达你的品牌

在这种情况下,模板将是一个非常节省时间的方法。下面是一个大概的示例,说明您可以在其中设置的内容:

结构设置

  • 字段,自动设置日期,并设置你的名字作为作者
  • 图形(logo)

格式设置

  • 设置页面大小和页边距等相关的页面样式。
  • 一套标题、正文、表格等样式。

为样式和图像设置合适的名称

一般来说,文档的一个常见问题是在使用样式或其它对象时,其命名非常随意。这不仅是事实,而且在创建、更新或重复使用模板时也非常致命。设置易检索和易区分的命名能够帮助你保持模板和文档的整洁,使您和其他人更容易使用模板。

  • 检查样式,确保它们有易于区分和理解的命名(快捷键F11)。如果发现问题,只需重新使用和重新混合已经很广泛的默认样式。这样,你就不需要担心无法区分的问题了。
  • 通过访问”导航”(F5)来检查各种对象。你可以通过 “格式>名称… “来重命名那些名称有问题的对象。

不要创建重复的模板

假设你已经有了几个使用同一个模板的普通文件,但现在出现了一些问题,你注意到可能需要更新与品牌相关的某一个具体元素,或者需要创建一个新的字符样式来用于外国语言。不要重复创建此类雷同的模板,而是应该在由相同模板创建的新的普通文件中进行修改!

之后,您可以更新现有的模板并将其用于该文件。使用相同的模板,也可以用新的品牌和风格来更新现有的文件。

  • 更新你的模板并保存
  • 关闭LibreOffice
  • 打开一个使用该模板的旧文件

LibreOffice会提示您更新该文件。LO很聪明,只更新来自模板的东西,文件本身使用的样式会保持不变。

始终保持文档连接

当更新模板后再重新打开使用该模板的旧文件时,LO会显示一个对话,如果你选择 “保留旧的样式”,这会导致该文件脱离模板,从而使你的努力工作失去了意义。

相反,您应该更新你的文档,并根据需要做进一步修改(如果模板设计合理,这种情况基本不会出现)。

如果这对你不起作用,那么这可能是一个重要提示,表明你在更新模板和文档之前,需要对该特定文档进行清理。典型的需要清理的情况是:你在文档中修改了继承的模板样式。请注意,你可以利用”编辑”>”查找和替换…… “来按样式查找实例。

不要保留重复的目录

当使用模板管理器时,您会发现您可以导入新的模板。导入多个模板可能会很累;如果不熟悉模板的存储位置,您可能会选择把新导入的模板保存到一个重复的目录中。不要这样做,这会导致工作流程混乱,最后您可能不得不再重新导入;保持多个文件夹的标签;更糟糕的是LibreOffice不会提示你更新现有文件(因为模板是新导入的)。

建议这样操作:点击菜单 “工具>选项”,选择 “路径”,右边选择 “模板”。你会看到模板目录,推荐在此基础上添加另一个文件夹(所以你可以在你喜欢的目录中继续工作)。为此,你需要点击 “编辑…”按钮,然后按 “添加”。所有放在该目录中的模板在 “我的模板 “下都会显示且可用。

在你点击之前先想一想

正如之前为Impress所指出的,在你点击之前最好先思考一下。在考虑你是否需要一个或多个模板,以及这些模板应该是什么样子的时候,也是如此。关键是要问自己:”我经常创建什么文件?” 注意,这里写的是创建而不是需要,因为思考一个人的需要,实际上可能会欺骗你,让你以为你需要的东西比你实际使用的更复杂。

不要复制,而是应该转移(载入)

可能发生的情况是,您想在现有模板或文件的基础上创建一个新模板。例如,您可能有一个常规的新闻稿模板,现在您想创建一个新的模板,用于假日期间的新闻稿(使用与您的品牌形象不同的其它图形等)。与其来回复制粘贴来转移样式,为什么不通过载入功能来转移样式呢?

  1. 按F11键,打开侧边栏
  2. 在图标栏最右边的下拉菜单中(有一个加号图标或者下三角图标),点击 “加载样式”
  3. 现在你可以选择任何现有模板来加载样式
  4. 或者也可以从一个普通文件中加载样式(点击”从文件”按钮)。

这种方法更安全,并允许你选择你想要转移的样式类型。

“很好,但是我在加载样式的对话框中没有看到段落和字符”。没错,它们被统一标记为 “文本”。

使用文字流选项

使用包含在段落样式中的可用选项来避免在你的正文中出现页首寡行和页尾孤行的单行。按F11编辑相应的样式;选择样式并右击修改…”,选择 “文字流 “标签。在这里,在“选项”下,你可以通过指定最小值来说明页首寡行和页尾孤行的情况:

  • 分页前最后一个段落的行数(页尾孤行控制)
  • 分页后第一个段落的行数(页首寡行控制)

另外,你也可以取消这些选项,转而启用 “不要拆分段落”,这将使整个段落在插入分页后移到下一页或下一列。

关于文字流选项的更多信息请参考:这个链接

不要在字体上做过于个性化的设置

个人品味很重要,但请注意:

  1. 字体数量越多,就越难保持整洁和可维护性
  2. 如果对你来说,设计一个模板已经比较困难了,那么让你的生活更轻松一些,坚持使用一种字体家族,最多两种。
  3. 只有在不得已的情况下,才使用默认设置中没有的特殊字体。
  • 如果你和别人一起工作,这将使合作更容易(不需要考虑发送字体的问题)。
  • 如果你安装的LO中的默认字体集已经足够满足你的需要,那么在下载额外的字体之前,请花点时间来了解这些字体。

你可能想看看帮助文档-字体或Italo的博文以获得额外的信息,特别是关于替换方法的说明。

明智地使用样式

LibreOffice Writer和其他的文字处理软件一样,允许你以两种方式改变你的文档:

  • 直接格式化:虽然非常直接,但它应该只作为创建或修改样式(使用样式选项下拉菜单中的一个选项)前的一个步骤来使用。任何进一步使用直接格式化(也叫手动格式化)的做法都应该避免,而应该使用样式。
  • 应用样式:这是设计文档的正确方法。每个样式都有一套文本属性,许多都是直接格式化所无法实现的。此外,它还为你提供了一次设计的机会,并且可以非常容易地在文档各处应用或更新!

为了获得一个一致的和可维护的设计,您“需要”使用样式。当设计一个将被应用于多个文档的主题时,这一点就更加引人注目了。您的模板考虑得越周全,您的文档一致性就越好。例如,想象一下,您有一个10页的文档,现在经过一番思考,您意识到你想用黄色背景来突出一些字,以表达 “笔记 “的感觉,您有两个选择:

  1. 错误:在 “突出显示颜色”的图标中无数次点击每一个实例
  2. 正确:专门为这些”注释”创建或修改一个样式
  • 在 “高亮颜色”图标上点击一次;按F11;点击样式操作(”+” 或 下三角)下拉菜单;选择 “根据选中内容新建样式”
  • 如果已经为的笔记准备了一个样式:在的文本中选择一个带有该字符样式的单词,在 “高亮颜色”图标上点击一次;按F11;点击样式操作(”+” 或 下三角)下拉菜单;选择 “更新选中样式”
  • 如果已经为你的笔记准备了一个样式:按F11;从列表中选择一个现有的样式;右击并选择 “修改”;选择 “字体效果 “标签;设置一个 “字体颜色”;点击 “确定”

创建样式系列

受益于样式的继承性,您可以使用一个现有的样式作为一个新样式的起点。因此,创建样式的”系列”,改变父样式的一个属性将自动影响它的子样式(当然,如果它们本身没有一个不同的属性值的话)。例如,您可以有一系列的标题,它们都继承了基本的属性,如字体,但在文字颜色和字号大小上则有所不同。

使用自动更新功能

当您使用段落样式时,您可以用一个很好的方法来保持你的样式,并直接进行格式验证。在”段落样式>管理”中有一个”自动更新 “选项,勾选后,如果有任何修改,包括直接格式化,会自动应用到相应的段落样式中,从而即时更新您文本中应用了该样式的所有段落。

不要模仿边框或线条

如果您想给文字添加下划线,不要使用直接格式化,也不要插入线条。利用段落样式对话中的”边框”选项卡,您可以更好地创建一个段落样式,以实现线条这一目的。这又会让你通过许多高级功能进行微调,如线条样式、线条颜色、线条粗细、填充和阴影。例如,如果您需要打印一份有空白的文件,并由其他人来手动填写一些内容,不要使用许多下划线这样的变通方法,而是使用一个带有底层边框的段落样式来实现。

注意,如果您需要创建一个调查问卷,LibreOffice在它的武器库里有一套专门针对表格的工具。在您的模板中,你可以点击菜单”表单>用设计模式打开”,然后你会在同一菜单下看到一个标有”文本框 “的表单控件,插入它并保存模板。现在,由该模板创建的每个文档都会有这个表单控件,并且可以手动填写。

左边是带有表单控件及其默认文本的模板,右边是填写了表单控件的文档。

更多关于样式使用的信息请参考: 这个链接

尽可能地使用字段

在很多情况下,您可能会需要包含数据的文本,这些数据会随着时间的推移而自动变化,例如,文件的作者姓名、当前日期、标题、文件在电脑中的路径等等。对于这类可能变化的内容,请不要手动输入,而是使用字段。很简单,只需点击菜单“插入>字段>更多字段”(Ctrl + F2)。

请注意,这并不是一篇关于模板的详尽或完整的文章,更详细的信息请阅读下面链接:

    由文档团队制作的所有完整的书籍和文档:链接
    不喜欢在屏幕上阅读吗? 可以考虑印刷成书。

与社区分享

LibreOffice是一个社区项目。它是为你而生,由你而生。您不仅可以贡献代码,还可以贡献漂亮的排版设计,而且可以在我们的扩展网站上分享这些模板。在这种情况下,你应该同时考虑本地化和国际化。虽然在你自己的电脑上,一个特殊的字体可能看起来效果不错,但如果其它电脑没有安装这个字体,那么你的这个设计就会变得很糟糕。当然,也不要使用版权专有的图片。理想的情况是,清除所有特定语言的内容,用Lorem Ipsum内容取代文字。

Creative Commons Attribution-Share Alike 3.0 License

驿窗

LibreOffice入门:翻译/校对/更新/问答支持

发表评论

您的电子邮箱地址不会被公开。 必填项已用*标注

*