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推广 LibreOffice 常见问题:文件的兼容性(二)排版跑掉

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Franklin 发表于 2018-1-24 20:04:30 | 显示全部楼层 |阅读模式
一、对微软 Office 文档格式的兼容问题。因为微软 Office 在大陆社会上广泛应用,有很多的人倾向于用 LibreOffice 打开这类文档,遇到了一些兼容性问题,比如排版问题,因此网民对这个问题的议论非常多。


第二集我们来谈谈,为什么用 LibreOffice 打开微软的 OOXML (docx/pptx/xlsx) 档排版很容易跑掉?

在上一集中其实已经有了部份的答案:微软自身并没有依照自己订定的 OOXML 标准在实作每个版本所产生的档案格式。但其他第三方软件,除非有向微软购买专利授权与相对应的库,不然光凭标准的规格文件是没办法与 OOXML 兼容的。

然而,这是属于使用者不可控制的部份。另外一部份,也就是我现在要谈的,是属于我们自己在制作文档时该有的认知

举一个例子。各位不管是使用 MSO 或 LibO 或 OOo 等软件,问问自己以下的问题:
  • 打一份报告时,首先当然是做报告的标题(title)对吧。在做标题的时候,你是用「先输入文字,然后置中,再把字体放大」这样的做法吗?
  • 当段落的第一行需要缩排的时候,你是用空白键按到你要的位置再开始打字吗?
  • 要换一页的时候,你是用 Enter 键一直按一直按,按到下一页开始吗?


上面只是几个很常见的例子,实际上还有很多。不管你只中一项,还是三样全中,这些都是造成后来在文档格式转换时出现误差的主要因素之一

以标题为例。如果你用的是我上面说的做法,虽然我们人眼看到的是标题,但对 Office 而言则完全不是这么回事。Office 软件所看到的,不是一个标题,而是一小段「一般的文字被置中放大」,如此而已。

看出这两者有什么差别了吗?当不同软件在处理时,就有差别了。事实上不用说不同软件。用上面的做法,同样的软件但使用不同的字体,就会看到差别、看到排版跑掉了。

当然,这样的做法是有其历史背景的。我不知道在论坛的各位年纪有多大,我虽然年纪不大(无误!),但从很小就开始接触计算机,所以经历过不少有趣的时代。
例如我玩过这种打字机:

Typewriter

Typewriter


我的英文打字是用这种打字机练出来的哟!另外我也用过这种文本编辑器:

pe2

pe2

这套软件叫做 pe2,是一套在非视窗模式下的纯文本编辑器。

过去我们在做文档时,其实并不是拿文档直接来传递的。而是把文档做好之后,透过印表机打印出来,用纸本来传递的。所以很多制作文档的习惯,都是从过去打字机时代,到后来的 pe2 等等累积起来的。
在那个时代的习惯有一个特色:我们只要「设法」把字放到该有的位置就好了
因为如此,所以我们会用空白键移到要打字的位置(打字机就是这种模式啊!)然后再开始加入文字。我们也会用 Enter 移到下一页再开始打字。因为最终是要打印成纸本的,所以怎么做都没差别。

然而这些习惯在 21 世纪的现代,当我们彼此直接使用互联网、使用数字文档传递资讯时,问题就来了。
问题在哪里呢?问题在「软件所看到的文档,跟我们用人眼所看到的文档,认知是完全不同的」

好,我们回到重点来。在 Office (一样,不管是 MSO, OOo 或 LibO 甚至 Abiword 等)中,正确的标题做法是:把标题打上去之后,去找样式(Style,抱歉我不清楚简体中文版的翻译为何),里面找到题名(Title),把那一段文字设定成题名样式。如果题名样式的大小、字型等不符所需,那么就去调整样式设定(不是调整文字喔!),把它调整成你要的样子。

段落缩排的方式也是一样。找到「内文」中「第一行缩排」的样式,把你的段落选起来套用「第一行缩排」的样式,然后去调整样式在第一行要缩排多少,怎么对齐,标点是否悬尾等等设定。之后每一个段落,都使用相同的样式。如此一来,当我们对段落做调整时,所有套用相同样式的段落都会一起被调整。

这其实才是文书处理的正确概念。认为这很 trivial 吗?在我们的经验中,从 docx/pptx 转过来之后会跑掉,百分之九十几都是这样的问题。我举几个奇葩的例子给各位听:
  • 表格要怎么制作?「插入」→「表格」然后选取几个 row 几个 column 对吧。但我们偏偏就遇过有人使用「文字方块」一个个堆起来变成一个表格。
  • 我们也曾接过一个案例,一份 excel 试算表用来让民众填写税务相关的文档,用红框标记民众要填写的部份。红框怎么做?通常是把那一个区段的储存格选起来,然后设定框线对吧?但这个案主却是用画的。一条线一条线画,每一条线都是一个绘图物件。结果一转过去,所有红框都跑掉了。我们找了老半天,最后才发现案主居然这么有耐性。


另外我也接过几个班,全班的学员没有一个人听过什么叫做样式。

在这边做第二集的小结论:各位有机会观察一下,当遇到有人抱怨 LibreOffice 对微软文档格式兼容性差时,看看原档(doc/docx/ppt/pptx)的做法是不是依照正规正确的观念去做呢?我在去年的测试大会上花了不少力气建立一些用标准做法的文档(例如本文附件),你可以开开看。你会发现如果使用正确的排版观念制作文档,其实转换成不同格式后失败的机率会大幅度降低。


basic-table-with-verticle-binding-line-ms2016.zip

20.58 KB, 下载次数: 21

ACTom 发表于 2018-1-25 08:21:47 | 显示全部楼层
样式是LibreOffice的神器!
jmxhyz 发表于 2018-1-25 11:15:34 | 显示全部楼层
MS Office也有完善的样式。
然而,很多人并没有学习过样式。
包括很多MS Office的Word培训课程与教材都不提样式。
以至于,现在你要想给周边使用office软件的人介绍样式的话,他们反而当你是怪物,多此一举!
醉蓉軒客 发表于 2018-2-2 15:27:16 | 显示全部楼层
本帖最后由 醉蓉軒客 于 2018-2-2 15:36 编辑

其实大多数人不熟悉的主要原因是拿office类软件就是随便输文字,包括用office写论文时,也没有把office当成一个排版软件。
我以前也是这样。直到我拿office正经的排版了几本书之后,才彻底改变观念
不过目前习惯了ms/wps的操作,对libre还不熟悉,主要的困扰时类似ms的分节,在libreoffice如何实现。
 楼主| Franklin 发表于 2018-2-6 18:15:30 | 显示全部楼层
醉蓉軒客 发表于 2018-2-2 15:27
其实大多数人不熟悉的主要原因是拿office类软件就是随便输文字,包括用office写论文时,也没有把office当成 ...

所谓的分节是指什么?可以描述详细一点吗?
suokunlong 发表于 2018-2-6 19:05:33 | 显示全部楼层
他所说的分节,是指 MSO 中的分节符功能。见:
https://support.office.com/zh-cn ... 6-A027-E503BDF8375C

其实 LibreOffixe 中也可以很容易实现这个功能,只是用法有点区别而已。比如,在某个位置插入 - 手动分隔符,在弹出的界面上选择分页符,并在“应用页面样式”中可以给后续的页面使用不同的样式,比如横向。还可以指定后续页面的页码,比如从1开始。对页面应用了不同的页面样式,意味着可以设定各种不同的属性,比如页眉页脚等。
可以参考:https://helponline.libreoffice.o ... l?&DbPAR=WRITER

又如,在段落格式对话框中,有分页的选项,并可指定是断前分页还是断后分页,而且还可以指定分页之后新的页面使用哪个页面样式。参考 https://helponline.libreoffice.o ... l?&DbPAR=WRITER

很多东西都是跟样式打交道的,样式真的很强大。

点评

我绝少用 MSO,所以跟我说 MSO 的哪个功能我几乎是一问三不知 XD  发表于 2018-2-8 21:14
开放,包容,奉献。
醉蓉軒客 发表于 2018-2-7 08:56:10 | 显示全部楼层
suokunlong 发表于 2018-2-6 19:05
他所说的分节,是指 MSO 中的分节符功能。见:
https://support.office.com/zh-cn/article/%E6%8F%92%E5%85 ...

感谢赐教
林肯 发表于 7 天前 | 显示全部楼层
我用MSO倒是挺多的,样式是真的好用,可以快速调整某个样式下的所有格式,但这也是在工作之后慢慢遇到问题需要改善时去学习的。大学的时候真的就是只是用word来打打文字而已。
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